Pengertian system berkas dan akses

• Sistem berkas atau Pengarsipan yaitu suatu system untuk mengetahui bagaimana cara menyimpan data dari file tertentu dan organisasi file yang digunakan
• Sistem akses adalah cara untuk mengambil informasi dari suatu file

Pengersipan dan akses adalah :

Cara untuk membentuk suatu arsip / file dan cara pencarian record-recordnya kembali

Sistem berkas dan Akses adalah system pengorganisasian, pengelolaan dan penyimpanan data pada alat penyimpanan eksternal dengan organisasi file tertentu. Pada system berkas dan akses penyimpanan data dilakukan secara fisik.

Teknik yang digunakan untuk menggambarkan dan menyimpan record pada file disebut organisasi file. Secara lebih spesifik pengersipan dan akses berhubungan dengan :

1. Insert : Menyisipkan data baru atau tambahan ke dalam tumpukan data lama
2. Update : mengubah data lama dengan data baru, perubahan ini bisa sebagian atau keseluruhan
3. Reorganisasi : penyusunan kembali record-record dari suatu file.

Bentuk atau representasi dari data ada 2 yaitu :

• Data Logik (Data rancangan), yaitu data yang hanya baru menjadi sebuah rencana data di level konseptual. Misalnya penggambaran data dengan metode E-R, model objek, model semantic, dan lain-lain.
• Data Fisik, yaitu data yang sudah jadi, data yang merupakan hasil terakhir dari data logic yang biasanya disimpan dalam media penyimpanan.

Klasifikasi Data dibagi menjadi 3, yaitu :

1. Data tetap, yaitu data yang tidak mengalami perubahan-perubahan, bersifat tetap dan biasanya dalam melakukan perubahan membutuhkan waktu yang lama.
2. Data tidak tetap, yaitu data yang mengalami perubahan secara rutin dan sukar untuk diprediksi karena sifatnya yang berubah-ubah.
3. Data yang bertambah menurut waktu, yaitu kelompok data ini biasanya merupakan gabungan data tetap dan data tidak tetap.

Istilah-istilah dasar yang digunakan dalam system berkas :

• Data : Representasi dari fakta yang dimodelkan dalam bentuk gambar, kata, angka, huruf dan lain sebagainya.
• Elemen data : salah satu nilai tunggal dengan satu petunjuk nama dan deskripsi karakteristik seperti tipe ( Char, nomor, kode ) dan panjang karakter atau digit.
• Item Data : Referensi nama dan himpunan karekteristik elemen-elemen data yang menggambarkan suatu attribute, atau tempat menyimpan setiap attribute dari sebuah entitas.
• Entitas : ekumpulan Objek yang terbatas / terdefinisikan yang mempunyai karakteristik sama dan bisa di bedakan dari lainnya. Objek dapat berupa barang, orang, tempat atau suatu kejadian. Contoh : entitas mobil, mahasiswa, nilai ujian dll
• Attribut : Deskripsi data yang bisa mengidentifikasikan entitas. Seluruh attribute harus cukup untuk menyatakan identitas objek atau dengan kata lain kumpulan attribute dari setiap entitas dapat mengidentifikasikan keunikan suatu individu. Contoh : entitas mobil terdiri dari attribute no polisi, no registrasi, jenis mobil, tahun pembuatan, bahan bakar yang digunakan, dll
• Field : Lokasi penyimpanan untuk salah satu elemen data, atau seuatu elemen yang memiliki attribute dan harga dan merupakan unit informasi terkecil yang bisa diakses.
• Record : Lokasi penyimpanan yang terbuat dari rangkaian field yang berisi elemen-elemen data yang menggambarkan beberapa entitas.
• File : Sekumpulan record dari tipe tunggal yang berisi elemen-elemen data yang menggambarkan himpunan entitas
• Akses Data : Satu cara dimana suatu program mengakses secara fisik record-record dalam file penyimpanan.

Operasi Berkas

Cara memilih organisasi berkas tidak terlepas dari 2 aspek utama yaitu :

Model Penggunaannya, ada 2 cara :

1. Batch, yaitu suatu proses yang dilakukan secara kelompok
2. Iteratif, yaitu suatu proses yang dilakukan secara satu persatu yaitu record per record.

Model Operasi Berkas, dibagi menjadi :

Creation (membuat), ada 2 cara :

Membuat struktur berkas lebih dahulu dan menentukan banyaknya record, baru kemudian record-record dimuat ke dalam berkas tersebut. Membuat record dengan cara merekam record per record

Update, pengubahan isi dari berkas diperlukan untuk menjaga berkas itu tetap up to date. Ada 3 bagian dalam proses update :

1. Penyisipan dan penambahan record
2. Perbaikan record
3. Penghapusan record

Retrieval, pengaksesan sebuah berkas untuk tujuan mendapatkan informasi. Menurut ada tidaknya persyaratan retrieval dibagi menjadi 2 yaitu :

Comprehensive Retrieval, yaitu proses untuk mendapatkan informasi dari semua record dalam berkas. Contoh : Display All, List Nama

Selective Retrieval, yaitu mendapatkan informasi dari record tertentu berdasarkan persyaratan tertentu. Contoh : List for Gaji = 70000

Maintenance ( perbaikan )

Perubahan yang dibuat terhadap berkas dengan tujuan memperbaiki program dalam mengakses berkas tersebut. Ada dua cara yaitu :

Restructuring (Perubahan struktur berkas), misalnya panjang field diubah, penambahan field baru, panjang record diubah, dll. Perubaahan ini semua tidak mempengaruhi operasi berkas.

Reorganisasi, perubahan organisasi berkas dari organisasi yang satu menjadi organisasi berkas yang lain. Misalnya :

1. Dari organisasi berkas sequensial menjadi berkas sequensial berideks
2. Dari langsung (direct) menjadi sequensial (berurutan)